¿Cómo debe ser un mensaje para confirmar una cita?
Un mensaje para confirmar una cita debe decir quién escribe, qué atención es, con quién, qué día, a qué hora y dónde, y pedir una sola respuesta, idealmente con botones: confirmo, necesito cambiarla o no podré ir. Nada más. Mientras más corto y claro, más fácil es responder, y una respuesta explícita es lo que le permite a tu equipo liberar el cupo a tiempo.
En esta guía encontrarás plantillas para copiar y adaptar en tres rubros: salud, belleza y servicios, ordenadas por momento. Son ejemplos escritos por IAsistente, no textos oficiales de Meta. Si buscas el protocolo completo para bajar las inasistencias, con medición, abonos y políticas de anulación, revisa la guía sobre cómo reducir inasistencias.
Reglas de buena práctica antes de copiar
Estas reglas aplican a todas las plantillas de esta guía, en cualquier rubro:
- Identifica a tu negocio en la primera línea: el cliente debe saber quién escribe sin abrir tu perfil.
- Incluye siempre fecha, hora, profesional y dirección. "Tu hora de mañana" no basta si el cliente tiene dos.
- Escribe la hora en formato de 24 horas, o con "de la mañana" o "de la tarde", para que no haya dudas.
- Pide una sola acción por mensaje y ofrécela con botones de respuesta rápida.
- No mezcles promociones en un recordatorio: además de distraer, Meta puede clasificar la plantilla como marketing.
- Cuida la privacidad: en salud, nombra la atención de forma general, como "tu hora de control", cuando la especialidad o el procedimiento sea sensible, porque el mensaje puede verse en la pantalla bloqueada.
- Da siempre una salida: cómo cambiar la hora y cómo dejar de recibir mensajes.
Variables, botones y categoría en la API de WhatsApp
Los recordatorios automáticos que tu empresa envía sin que el cliente haya escrito antes se mandan con plantillas aprobadas por Meta. Cada plantilla tiene un texto fijo y variables que el sistema completa en cada envío: nombre, fecha, hora o profesional. En esta guía las variables van entre corchetes, como [nombre] o [hora]; en la plantilla de Meta se escriben con doble llave, numeradas o con nombre, según la herramienta que uses.
La categoría importa. Una confirmación o un recordatorio de una cita que el cliente ya reservó es un mensaje de utilidad. Si al mismo recordatorio le agregas "y aprovecha un descuento en tu próxima sesión", deja de ser utilidad y pasa a marketing, con otra tarifa y otras exigencias de consentimiento. Las tarifas de cada categoría están en la tabla vigente de Meta.
Los botones de respuesta rápida, como "Confirmo", "Cambiar hora" o "No podré ir", permiten responder con un toque. Cuando la plantilla está conectada a tu agenda, ese toque cambia el estado de la hora y, si el cliente pide cambiarla, abre la conversación para ofrecerle alternativas.
Motivos frecuentes de rechazo de una plantilla: variables mal escritas o sin un ejemplo de contenido, un texto que empieza o termina con una variable, demasiadas variables para un texto muy corto, contenido promocional en una plantilla declarada como utilidad y mensajes tan genéricos que no se entiende para qué son.
Plantillas para salud: consultas, centros médicos y dentales
Para centros médicos, consultas, clínicas dentales, kinesiología y otras especialidades. El mensaje lleva solo lo administrativo: nunca diagnósticos ni detalles clínicos.
- Al reservar: "Hola [nombre], te saluda [centro]. Tu hora con [profesional] quedó reservada para el [día] a las [hora] en [dirección]. Si necesitas cambiarla, responde a este mensaje." Botón: Ver ubicación.
- Recordatorio con confirmación, uno o dos días antes: "Hola [nombre], te recordamos tu hora con [profesional] el [día] a las [hora] en [centro], [dirección]. ¿Nos confirmas tu asistencia?" Botones: Confirmo, Cambiar hora, No podré ir.
- El mismo día: "Hola [nombre], te esperamos hoy a las [hora] en [dirección], [piso o box]. Trae tu carnet y tus exámenes anteriores si los tienes. Si vienes en auto, puedes estacionar en [lugar]."
- Control dental: "Hola [nombre], te recordamos tu control dental con [profesional] el [día] a las [hora] en [centro]. Te pedimos llegar unos minutos antes para actualizar tus datos. ¿Confirmas tu hora?" Botones: Confirmo, Cambiar hora.
- Examen con preparación: "Hola [nombre], tu examen en [centro] es el [día] a las [hora]. Revisa las indicaciones de preparación que te enviamos al reservar o pídelas respondiendo a este mensaje. ¿Confirmas tu hora?" Botones: Confirmo, Cambiar hora.
Las indicaciones de preparación, como el ayuno antes de un examen, las define el equipo de salud y se copian tal cual. El agente que responde estos mensajes no diagnostica, no receta ni recomienda medicamentos: cualquier consulta clínica la deriva a una persona del equipo. Los datos de salud se tratan con el consentimiento del paciente.
Plantillas para belleza: peluquerías, barberías y estética
En belleza las horas son más cortas y los clientes, más frecuentes. El tono puede ser más cercano, y conviene recordar lo que el cliente debe traer o evitar antes de la sesión, siempre según lo que defina el centro.
- Al reservar: "Hola [nombre], quedó lista tu hora de [servicio] con [profesional] el [día] a las [hora] en [local]. ¡Te esperamos!" Botones: Ver ubicación, Cambiar hora.
- Recordatorio con confirmación: "Hola [nombre], ¿nos vemos el [día] a las [hora] para tu [servicio] con [profesional]? Confirma con un toque o cámbiala si te salió algo." Botones: Confirmo, Cambiar hora, No podré ir.
- El mismo día, en estética: "Hola [nombre], te esperamos hoy a las [hora] en [local] para tu sesión. Recuerda seguir las indicaciones previas que te enviamos al reservar. Si tienes dudas, responde a este mensaje."
- Barbería, aviso de frecuencia: "Hola [nombre], ya van [semanas] semanas desde tu último corte con [barbero]. ¿Te reservo una hora para esta semana?" Botones: Ver horas, Ahora no.
El aviso de "ya te toca corte" invita a reservar una hora nueva, así que normalmente es marketing: envíalo solo a quienes aceptaron recibir ese tipo de mensajes. Si el cliente compró un plan de sesiones, el aviso de la sesión siguiente puede calificar como utilidad. Meta decide la categoría al revisar la plantilla.
IA para peluquerías y centros de estética IA para dermatología y estética
Plantillas para servicios: técnicos, talleres y asesorías
En los servicios a domicilio la cita no es una hora exacta sino un bloque, y lo que más importa es que haya alguien en casa. En talleres y asesorías, que el cliente llegue con lo necesario.
- Visita técnica, al agendar: "Hola [nombre], te saluda [empresa]. Agendamos la visita para [servicio] el [día] entre las [hora de inicio] y las [hora de término] en [dirección]. El técnico te escribirá por aquí cuando vaya en camino."
- Visita técnica, el día anterior: "Hola [nombre], mañana te visitamos entre las [hora de inicio] y las [hora de término] para [servicio]. ¿Habrá alguien en el domicilio para recibir al técnico?" Botones: Sí, confirmo; Cambiar día.
- Técnico en camino: "Hola [nombre], [técnico] va en camino y llegará en unos [minutos] minutos. Si necesitas avisarle algo, responde a este mensaje."
- Taller mecánico: "Hola [nombre], te esperamos el [día] a las [hora] en [taller] para [servicio] de tu [vehículo]. Trae el padrón y la llave de seguridad de las ruedas si la tienes. ¿Confirmas?" Botones: Confirmo, Cambiar hora.
- Estudio contable o jurídico: "Hola [nombre], te recordamos la reunión con [profesional] el [día] a las [hora], en [oficina o videollamada]. Para aprovecharla, ten a mano [documentos]. ¿Confirmas?" Botones: Confirmo, Cambiar hora.
Plantillas para reagendar una cita
El reagendamiento tiene dos casos: cuando el cliente pide cambiar la hora y cuando quien la cambia es tu negocio. En el primero, la respuesta va dentro de la conversación que el cliente abrió al tocar "Cambiar hora", así que no necesita plantilla. En el segundo escribes tú primero, y sí la necesitas.
- El cliente pidió cambiar: "Claro, [nombre]. Tengo estas horas con [profesional]: [opción 1] o [opción 2]. ¿Cuál te acomoda? Apenas elijas, liberamos tu hora anterior para otra persona."
- Cambio por parte del negocio: "Hola [nombre], te escribe [negocio]. Por un imprevisto, [profesional] no podrá atender el [día] a las [hora]. Lamentamos el cambio. ¿Quieres que te ofrezcamos otras horas?" Botones: Ver otras horas, Prefiero que me llamen.
- Después de una inasistencia: "Hola [nombre], te esperábamos hoy a las [hora] y no pudimos verte. ¿Quieres reagendar tu hora con [profesional]?" Botones: Reagendar, Ahora no.
Al ofrecer horas nuevas, da dos o tres opciones concretas en vez de un "¿qué día te acomoda?". Si un agente de IA lee la agenda real, puede ofrecerlas y dejar la hora cambiada en el sistema en el mismo chat, a cualquier hora.
Plantillas para la lista de espera
Cuando un cliente anula con aviso, el cupo solo se recupera si alguien lo toma. Estos mensajes van a quienes pidieron quedar en la lista de espera para ese profesional o servicio:
- Inscripción en la lista: "Hola [nombre], te dejamos en la lista de espera para [servicio] con [profesional]. Si se libera una hora en los horarios que nos indicaste, te avisaremos por aquí."
- Cupo liberado: "Hola [nombre], se liberó una hora con [profesional] el [día] a las [hora]. ¿La quieres? Se asigna a la primera persona que confirme." Botones: La quiero, No me sirve.
- Cupo ya tomado: "Gracias por responder, [nombre]. Esa hora ya fue tomada, pero sigues en la lista y te avisaremos con la próxima."
Define cuánto tiempo esperas una respuesta antes de pasar al siguiente de la lista y respeta el orden. En salud, si existe prioridad clínica, la define el equipo, no el sistema.
Cómo automatizarlas sin perder el control
Las plantillas rinden de verdad cuando están conectadas a tu agenda. Si usas Dentalink, AgendaPro, Reservo o Medilink, el recordatorio sale solo con los datos de cada hora, el botón de confirmación cambia el estado en el sistema y el cupo anulado se ofrece a la lista de espera sin que nadie tenga que llamar. La recepción se queda con los que no responden y los casos especiales.
En IAsistente (Tecnologías de Marketing SpA) redactamos tus plantillas, las enviamos a aprobación, las conectamos a tu agenda y configuramos el agente de IA que responde cuando el cliente pide cambiar la hora. Así trabaja Skin+ Angol, clínica estética: su agente de IA, Alma, agenda por WhatsApp conectada a AgendaPro. El valor depende de tu agenda, del número de profesionales y sedes, y de las integraciones. Todo es a medida; valor cerrado después del diagnóstico.
Recordatorios de citas por WhatsApp Integración con AgendaPro Integración con Dentalink Guía: reducir inasistencias